在計劃網頁中，我們可以看到專案管理人對於『使用 wiki 這個策略是否正確』，仍無法作完整評估。不過由於文史文獻工作者多數對於科技系統，存有恐懼之心。一般數位典藏流程也不似wiki般的如此透明化。Wiki的快速、免費，還有簡單的學習曲線，正讓他們可以免除工具性的障礙，提供中高齡的不熟悉網路技術的工作者，直接對文獻進行數位處理的能力，繞過目前學習其他軟體套件所必須付出之精力和再適應的繁瑣過程。另一個好處是，他們選擇的wiki複件由於開發的人員眾多，因此不需要擔心因為軟體公司經營不善倒閉，產品更新週期，或是因為升級而必須付出再次的付出龐大使用授權金的窘境。
國內方面，目前有運作中的holopedia.org台語文網誌中心(http://weblog.holopedia.org/wiki/wiki.pl)使用wiki來整理台語文書寫的資源，並且結合部落格申請的服務，提供自由且免費的台語文書寫平台。網誌內說到，不需要會寫任何電腦程式或指令即可發表文章。使用介面操作容易，但目前仍是台北華語的版本（另可選擇英文），以後更可能母語化。Wiki的出現，等於是對於需要簡單介面而且有大量書寫書要的使用者的一個福音。
圖 holopedia 的 wiki
那麼，wiki的這些易於出版和維護的特性，是否適用於出版的流程呢？瑞典的Hammarskjold Informatio(http://www.hammarskjold.se)使用TWiki來管理社內某雙月刊約30頁左右的出版品流程。TWiki支援工作流程與文件附檔，從編輯到最後的認可與排版。出版工作小組包含了版權人員、新聞工作者、攝影師、編輯、企劃總監、校稿人員與版面的美工。TWiki計劃之目的是在給予新聞工作者更大的自主權下，同時又讓專案管理人可以即時掌控工作流程，協調攝影師或客戶對於不滿意的部分進行修改或更新。
至於在工作流程方面，在編輯會議結束後，出版社便會指派某個相對應的wiki page來處理這次雙周刊的後續。刊物內的各主題報導也會被指派專屬的wiki page，然後再個別鏈結回主頁面。各主題報導頁面包含了完整的資訊，如主題敘述、負責人員、完稿期限、主題會議或訪問的人事時地物....等等。每個主題頁面都允許附加文字或各種檔案，再加上wiki特有的頁面版別控制(revision control)之功能，可呈現附檔處理的階段(草稿、審核中、完稿、校稿...)資訊。
負責的文字工作者必須從初稿到完稿，一路管理自己所負責之主題wiki頁面。專案管理人(PM)則是負責審核或將稿件交給客戶以進行討論。排版過的稿件最後將會以pdf附檔呈現，讓文字工作者做最後的確認，看看是否有遺失斷落的文字或主題偏移的敘述。
Hammerskjord公司使用TWiki和每個頁面上的查核表來進行工作流程的管理和確認，並且wiki上的表單來儲存所有相關的聯絡人資料。在不同的專案下，他們也使用傳統的TWiki頁面來促成某個工作小組資訊流通，或是方便文字工作者放置零散稿件的媒介。比如說『我對於「知識管理」不是很清楚，急需要誘人提供我資訊，另外開一個wiki頁面來解釋。至於即時的專案資訊，他們使用簡單的mySQL/PHP scritp並且附註時間戳記(time stamp)來提醒各主題下負責人員所應交辦的事項，如「某某人應該在幾點參加什麼會議，幾點前回覆誰的電話...等等」。這些資訊都可以在當期雙周刊專案的主頁面上看到。
據Hammerskjord公司表示，專案管理人的工作狀況獲得大幅改善，並且得到更多時間來與客戶協商溝通。文字工作者也因此對於整體的資訊更進一步的接觸管道，大幅降低因資訊不足而造成熬夜趕稿的現象。整體出版水準獲得改善，而且整個工作小組對於專案內近息的各項動作都有管道可以即時得知，概觀全案發展。這也提高了小組間的聚合力。
在頁面上任何對交稿日期的更動、稿件範圍或是聯絡人資訊更新都可以立即在TWiki頁面上反應給相關的負責文字工作者。專案管理人因為對於所有專案下的資訊有即時的知悉管道，因此避免了『我查一下到底發生了什麼事，晚一點再回信給你』的這種情況發生。
比較特別是，有些工作者的平台是麥金塔(Macintosh)系統，他們對於TWiki的支援度有些疑問。不過，他們在TWiki:Codev.TWikiInAgencyWithMacs找到了解決方案，也讓社內更多人對於 TWiki的愛好多過於抱怨。TWiki目前在他們出版社內已經擔任不可或缺的重要角色。舉凡聯絡資訊、專案計劃、稿件修定和稿件資料庫，都是以TWiki來處理。TWiki和其他額貴的套裝知識管理套件來比較，絲毫不遜色。
早期大規模使用wiki的公司是美國Motorola System-on-Chip Design Technology部門。在使用wiki之前，整個部門下僅有XP Team使用APIS wiki(當作小組的溝通平台)。但因為臭蟲太多(修正了十隻臭蟲後 APIS wiki 才能用)，所以便尋找替代方案。在一陣子的測試後他們將APIS wiki上的所有東西轉換到新的wiki。其他部門內的小組看到他們的大動作，也開始好奇的在XP Team專屬的wiki上開始貢獻文章短評，或是乾脆自己也來架個wiki使用。目前這個部門共有七個大的wiki 站台，並且將部門使用wiki的成功經驗，延伸到Motorola 在其他國家的分公司，這包含了德國、英國、法國、澳洲、俄羅斯。一剛開始大約有六十多名常時固定貢獻文章的跨國員工在使用(2000/06)。
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